De Wet verbetering poortwachter: de belangrijkste momenten voor werkgevers

De Wet verbetering poortwachter geeft het re-integratieproces bij ziekte een vast ritme. Wie de mijlpalen kent en tijdig de juiste stappen zet, houdt het dossier op koers — en voorkomt problemen bij de latere beoordeling door UWV. Dit zijn de momenten die er voor werkgevers toe doen.

Week 1: de ziekmelding

De werkgever meldt de zieke medewerker aan bij de arbodienst of bedrijfsarts. Vanaf dit moment loopt de teller van de loondoorbetalingsverplichting, die in beginsel twee jaar (104 weken) duurt.

Week 6: de probleemanalyse

Dreigt langdurig verzuim, dan stelt de bedrijfsarts binnen zes weken een probleemanalyse op: wat is er aan de hand (in functionele termen), wat kan de medewerker nog en wat is het verwachte herstel? Dit document is de basis voor alles wat volgt.

Week 8: het plan van aanpak

Uiterlijk twee weken na de probleemanalyse stellen werkgever en medewerker sámen het plan van aanpak op: wat is het doel van de re-integratie en welke stappen horen daarbij? Het plan is geen invuloefening — het wordt bij elke wezenlijke verandering bijgesteld en ten minste elke zes weken besproken in de voortgangsgesprekken.

Week 42: de melding bij UWV

Duurt het verzuim voort, dan meldt de werkgever de medewerker in de 42e week ziek bij UWV. Deze melding is administratief, maar het vergeten ervan valt op bij de latere toetsing.

Rond week 52: de eerstejaarsevaluatie

Hét scharnierpunt van het traject. Werkgever en medewerker maken de balans op: wat is er bereikt, en is de koers voor het tweede jaar nog de juiste? Is er geen concreet perspectief op structurele terugkeer binnen de eigen organisatie, dan wordt verwacht dat spoor 2 wordt gestart. Een arbeidsdeskundig onderzoek rond dit moment geeft de onderbouwing die het tweede jaar richting geeft — en die UWV later wil terugzien.

Rond week 88: het bericht van UWV

De medewerker ontvangt van UWV het bericht dat de WIA-aanvraag kan worden gedaan. Voor de werkgever is dit het laatste natuurlijke moment om het dossier na te lopen: is alles vastgelegd, klopt de onderbouwing, ontbreken er stukken? Wat hier nog niet klopt, is meestal niet meer te repareren.

Rond week 93: de WIA-aanvraag

Blijft volledige terugkeer uit, dan vraagt de medewerker uiterlijk in week 93 de WIA-uitkering aan, met het re-integratieverslag als onderbouwing van twee jaar inspanningen. UWV toetst dat verslag; bij aantoonbaar onvoldoende inspanningen zonder deugdelijke grond kan de loondoorbetaling met maximaal 52 weken worden verlengd. Lees meer in Loonsanctie voorkomen.

Week 104: einde van de wachttijd

Hier eindigt de loondoorbetalingsplicht normaal gesproken, en begint eventueel de WIA-uitkering. Is er een loonsanctie opgelegd, dan schuift dat moment op en lopen ook de re-integratieverplichtingen door.

Waar het per mijlpaal misgaat

• Week 6. De probleemanalyse blijft algemeen en beschrijft de beperkingen niet in functionele termen. Alles wat daarna volgt, staat dan op een wankele basis.
• Week 8. Het plan van aanpak wordt ingevuld en daarna nooit meer bijgesteld. Een plan uit week 8 dat twee jaar ongewijzigd blijft, laat zien dat er niet is gestuurd.
• Tussentijds. De voortgangsgesprekken vinden wel plaats maar worden niet vastgelegd. Voor UWV is wat niet in het dossier staat, niet gebeurd.
• Week 42. De melding wordt vergeten. Administratief klein, maar het valt op bij de toetsing.
• Week 52. De evaluatie wordt een terugblik in plaats van een besluitmoment. Er wordt geen keuze gemaakt over spoor 2, en die keuze schuift door naar het tweede jaar.

Een termijn gemist: wat nu?

Een gemiste termijn is niet automatisch een sanctie. UWV kijkt naar het geheel: is er een deugdelijke grond, en is het alsnog hersteld? Herstel wat te herstellen valt, leg vast waarom het destijds misging, en zorg dat de inhoudelijke stappen wél kloppen. Een administratieve tekortkoming weegt lichter dan gemiste re-integratiekansen. Twijfelt u of het dossier de toets doorstaat, laat het dan vóór week 88 toetsen door een senior arbeidsdeskundige.

De rode draad

Op elk van deze momenten geldt dezelfde vraag: doen we aantoonbaar wat passend en mogelijk is? Termijnen halen is niet genoeg — het gaat om inhoudelijk juiste keuzes die onderbouwd in het dossier liggen. Een arbeidsdeskundige beoordeling op de juiste momenten geeft die onderbouwing en houdt het dossier op koers. Twijfelt u ergens in de tijdlijn over de te nemen stap, leg de casus dan vrijblijvend voor.